W najbardziej rozwiniętej postaci portal korporacyjny integruje informacje strukturalne (bazy danych), niestrukturalne (dokumenty tekstowe) oraz szeroko rozumianą wiedzę korporacyjną w prostym do użycia, jednolitym środowisku.

Portale korporacyjne EIP (Enterprise Information Portal) możemy więc określić jako rozwiązania z ujednoliconym interfejsem, zapewniające użytkownikom jeden, zunifikowany punkt dostępu do zagregowanej informacji (strukturalnej i niestrukturalnej). Często stosowana zamiennie nazwa - Enterprise Internet Portal - podkreśla sposób komunikacji z użytkownikiem przy wykorzystaniu sieci Internet.

Jeden punkt dostępu do danych i związane z tym bezpieczeństwo informacji są poważną zachętą do budowania portali. Najważniejsze właściwości funkcjonalne portali są związane z integracją danych pochodzących z różnych źródeł korporacyjnych, scentralizowanym dostępem do aplikacji, personalizacją dostępu, przeszukiwaniem i nawigowaniem po zasobach informacyjnych, współpracą w ramach grup roboczych, automatyzacją obsługi procesów pracy itp.

Przekształcenie informacji w wiedzę, a wiedzy w działanie, to cel i zadanie każdej współczesnej działalności biznesowej. Lepsze decyzje biznesowe oznaczają większą liczbę klientów, większy udział w rynku i większe zyski. O tym, że portale informacyjne sa przydatne świadczą poniżej przedstawione fakty:

• Przeciętny pracownik spędza 30-60 minut dziennie szukając ludzi lub informacji, przydatnych przy rozwiązywaniu jego problemu,
• Kapitał intelektualny firmy jest zgromadzony w głowach pracowników, bez możliwości archiwizacji i szybkiego dostępu do tych danych, co wiąże się z tym, że każdy pracownik, odchodzący z firmy, zabiera wiedzę ze sobą,
• Wiele cennych pomysłów i informacji tworzonych przez pracowników firmy bądź też działające w niej zespoły robocze "ukrytych" jest na dyskach lokalnych ich komputerów,
• Poszczególne zespoły więcej czasu poświęcają na czynności administracyjne i koordynacyjne niż rzeczywistą, konstruktywną pracę,
• Pomimo posiadania wielu informacji, sumaryczna wiedza firm o ich sytuacji rynkowej jest znacznie mniejsza niż suma wszystkich informacji zawartych w ich systemach informatycznych,
• Pracownicy instytucji, w których wszystkie dokumenty funkcjonują w postaci papierowej tracą więcej czasu na kopiowanie i przekazywanie dokumentów niż na ich tworzenie,
• W przypadku kadry kierowniczej dotarcie do dokumentów, wymiana informacji oraz przekazywanie poleceń i kontrola ich realizacji zajmują łącznie więcej niż 3/4 ich czasu pracy.

Zasoby wiedzy występujące w firmie można podzielić na trzy rodzaje. Wiedza jawna obejmuje dokumenty, książki, bazy danych i instrukcje, wiedza ścisła jest zawarta w procesach biznesowych, produktach i usługach, a na wiedzę ukrytą składają się: wykształcenie pracowników, ich doświadczenia i umiejętności. Współczesna technologia, bazująca właśnie na Internecie i portalach korporacyjnych, pozwala na razie na łatwiejsze porządkowanie wiedzy jawnej: dokumentów, instrukcji, regulaminów, zarządzeń i korespondencji, w tym poczty elektronicznej.

Do rozwoju idei zarządzania wiedzą przyczynia się także potrzeba tworzenia wizerunku korporacji, rosnąca wraz z umacnianiem się korporacji w globalnej gospodarce. Nawet w najmniejszym oddziale najmniejszego kraju każdy pracownik powinien znać misję swojej firmy, mieć poczucie więzi z innymi pracownikami tego dużego organizmu i wreszcie - móc dzielić się swą wiedzą i korzystać z wiedzy innych pracowników. Do technicznej realizacji tego zadania najlepiej nadaje się portal korporacyjny.

Najważniejsze cechy funkcjonalne portalu, to:

• Personalizacja. Aby zapewnić jeden punkt dostępu do informacji należy zastosować takie rozwiązania, które umożliwią indywidualny dostęp do informacji tak sformatowanej, aby miała zawartość i postać najdogodniejszą z punktu widzenia potrzeb konkretnego użytkownika.
• Przeszukiwanie, klasyfikacja informacji i nawigowanie. Rozwiązania te pozwalają na szybki dostęp do informacji. W razie ich braku użytkownicy stracą wiele czasu na poszukiwanie potrzebnej im informacji.
• Publikowanie i dystrybuowanie zawartości portalu. Portale muszą udostępniać wiele metod abonowania określonych dokumentów (na określony czas z możliwością przedłużenia subskrypcji) odchodząc od wymuszonego (push) przesyłania raportów, danych lub dokumentów.
• Współpraca w ramach grup roboczych. Należy zapewnić "jedną wersję informacji" (w tym dokumentów), aby zapobiec powstawaniu niepotrzebnych kopii. Portale muszą wspierać współpracę pomiędzy użytkownikami, którzy głównie współpracują między sobą przede wszystkim za pomocą poczty elektronicznej lub programów do obsługi pracy zespołowej.
• Automatyzacja obsługi procesów pracy (workflow). Specjalizowane programy do obsługi i automatyzacji procesów pracy pozwalają na definiowanie dróg obiegu dokumentów, przekazują je właściwym osobom do dalszej obróbki lub akceptacji, informują o nadejściu dokumentu, zapisują wyniki pracy w odpowiednich bazach danych i repozytoriach dokumentów tekstowych. Portal musi łączyć obsługę procesów pracy w organizacjach, które je stosują.
• Dostęp do aplikacji. Żadne rozwiązanie portalowe nie może zmuszać użytkownika do oddzielnego logowania się do każdej aplikacji, którą posługuje się w dniu roboczym. Jeżeli portal nie zapewni jednego punktu dostępu do aplikacji, to stanie się jedynie kolejnym narzędziem, którego obsługę użytkownik będzie musiał opanować, a które nie daje mu żadnych korzyści.
• Architektura i infrastruktura sprzętowa/systemowa. Korporacyjne portale nadające się do obsługi organizacji o dowolnym rozmiarze budowane są w architekturze rozproszonej, pozwalającej na dodawanie dowolnych elementów - repozytoriów danych, dokumentów czy nowych serwerów aplikacyjnych i serwerów WWW w miarę wzrostu obciążenia. Infrastruktura decyduje o skalowalności, bezpieczeństwie i dostępności danych, dlatego należy ją dobrze zaprojektować, uwzględniając zarówno bieżące, jak i przyszłe potrzeby.
• Integracja danych. Jest to najważniejsza cecha portalu, która powinna obejmować wszelkie źródła danych, systemy obsługi, aplikacje transakcyjne i analityczne, repozytoria raportów itd.

Portal składa się z trzech podstawowych warstw:

1. Warstwa integracji odpowiada za komunikację z systemami firmy. Podstawowe cechy tego elementu to możliwość szybkiej integracji nowych aplikacji. Wskazane jest, aby warstwa integracji opierała się na mechanizmie, który pozwala na wykonywanie niezawodnych i bezpiecznych operacji mających cechy transakcji rozproszonych. W dużym uproszczeniu oznacza to, że jeśli podczas wykonywania operacji na kilku różnych systemach jeden z nich zawiedzie, to cała operacja musi być cofnięta. Łatwo wyobrazić sobie sytuację, w której jeden system wysłał już do klienta towar, a drugi (w wyniku awarii) nie pobrał pieniędzy z jego konta.
2. Warstwa aplikacji zawiera logikę portalu, odpowiedzialną za realizację kontaktu z użytkownikiem. Jeśli udostępniamy usługi firmy szerokiej liczbie użytkowników (Internet), to należy zwrócić uwagę na fakt, że ta warstwa portalu musi być zrealizowana w oparciu o skalowalne i niezawodne mechanizmy. Skalowalność oznacza w tym wypadku możliwość zwiększenia wydajności systemu na zasadzie zmiany konfiguracji sprzętowej, bez konieczności przeprojektowywania oprogramowania portalu. W tym celu potrzebujemy oprogramowania, które wyposażone jest w mechanizmy równoważenia obciążenia. Oprogramowanie tego typu pozwala sterować obciążeniem poszczególnych maszyn w taki sposób, aby czas odpowiedzi systemu był stały niezależnie od liczby równoległych użytkowników portalu. Serwer aplikacyjny pozwala także przygotować rozwiązanie niezawodne. Maszyny nie tylko mogą dzielić pomiędzy siebie obciążenie, ale także wzajemnie się zabezpieczać na wypadek awarii. Jeśli z jakichś powodów jeden z serwerów zatrzyma się, drugi powinien kontynuować obsługę wszystkich jego klientów. Z punktu widzenia użytkownika portalu taka awaria nie powinna być dostrzegalna.
3. Warstwa personalizacji odpowiada za obsługę użytkowników w sposób dostosowany do ich potrzeb, preferencji i charakterystyki. Personalizacja jest podstawową cechą, która odróżnia portal od zwykłego serwisu WWW.

Portal korporacyjny jest bezpiecznym, bazującym na technologiach internetowych interfejsem, umożliwiającym integrację informacji w jedno spójne źródło.
Portal korporacyjny, powstały jako naturalne rozszerzenie Intranetu, może pełnić wiele funkcji - od prostej agregacji informacji dla pracowników firmy po integrację zaawansowanych aplikacji (ERP, CRM, narzędzia analityczne dla zarządu). Możliwości zastosowań portalu korporacyjnego jest wiele, różnorodna może być też architektura oprogramowania i sposób przyłączania baz danych oraz działających niezależnie aplikacji. Wspólne jest w zasadzie tylko jedno: integracja wielu aplikacji potrzebnych pracownikowi w jednym interfejsie - przeglądarce internetowej.

Dzięki portalowi korporacyjnemu pracownicy przedsiębiorstwa uzyskują szybki dostęp przez przeglądarkę internetową do różnych zasobów firmowej wiedzy: informacji, aplikacji i usług WWW. Oprócz informacji pochodzących z firmy portale korporacyjne integrują w przeglądarce także zewnętrzne źródła danych - notowania giełdowe i informacje z agencji prasowych.

Poniżej prezentujemy 10 najpopularniejszych aplikacji udostępnianych w portalach korporacyjnych:
• CRM
• ERP
• Serwisy dla pracowników
• Serwisy dla klientów
• Marketing
• Zarządzanie rachunkami
• Finanse/Księgowość
• Zarządzanie
• Automatyzacja sprzedaży
• Raportowanie

Firma iTech.com pragnie zaoferować Państwu wdrożenie portalu korporacyjnego - Enterprise Information Portal (EIP).

1. Podstawową cechą tego systemu będzie łatwość integracji z innymi systemami wchodzącymi w skład środowiska informacyjnego każdej firmy, ze szczególnym uwzględnieniem systemu zarządzania relacjami z Klientami.
2. Drugim istotnym elementem jest zapewnienie przyszłej modyfikacji i rozbudowy projektowanego systemu.
   Projekt systemu uwzględnia technologie, narzędzia oraz techniki wykorzystywane w integracji aplikacji poprzez odpowiednie zarządzanie danymi. Jest to cecha niezwykle istotna, gdyż spójny obraz zasobów informacyjnych firmy, to podstawowe wymaganie systemów wspomagających zarządzanie dokumentami.
3. Projektowany system będzie pozwalał na przechowywanie informacji o dokumentach w jednym (centralnym) miejscu, w kompletnej i ciągle aktualizowanej bazie danych, przez co możliwa będzie większa kontrola działań.
4. Dodatkowo ważną jego cechą będzie to, że pozwoli on na podniesienie poziomu jakości pracy. Czas konsultantów, poświęcany dotychczas na rutynowe działania administracyjne, będzie mógł być wykorzystany na bezpośrednie kontakty z klientem i głębsze rozpoznawanie jego potrzeb. Efektem takiego rozwiązania są korzyści zarówno wymierne - znaczna redukcja kosztów czy zwiększenie sprzedaży, jak i niewymierne - poprawa standardu obsługi klienta i jakości pracy.